Korvataanko kilpailutuksilla luottamuspulaa

JOHDANTO

Monella meistä on hilmavahdit päällä ja uusi liidi tulee yritykselle ainakin osittain sopivasta kilpailutuksesta. Tätä voisi kai sanoa hilma-kylmäksi. Ehkä astetta lämpimämpi liidi on jo sellainen, että tulee osittainen vinkkaus osallistua kilpailuun. Varmasti kaikista lämpimin tapaus on sellainen missä yhteistyösuhde on jo olemassa ja kilpailutuksella halutaan turvata jatko.
Kirjoitan tämän tarinan tästä kaikista lämpimimmästä lähtökohdasta koska sen voisi olettaa olevan helpoin. Tähän voi myös ehkä peilata sitä mitä se on sitten, kun lähdetään tuosta kylmimmästä vaihtoehdosta.

ESIMERKKITAPAUS

Olette saaneet jotain kautta julkisen hallinnon asiakkaan X. Homma on mielenkiintoinen, teistä on ollut paljon apua ja asiakas työpanokseenne erittäin tyytyväinen. Yhteistyö on kaikin puolin todella hedelmäistä ja tuottavaa.
Suorahankintaa koskee kuitenkin omat säädökset ja rajoitteet. Asiakas voi haluta varmistaa jatkon kilpailutuksella tai esimerkiksi projektin jatkovaiheet vaativat sitä. Yleisesti ottaen tuo ei ole huono asia ja sitä tapahtuu myös yksityisellä puolella.
Mikäli asiakas on ollut teihin tyytyväinen, hän varmasti kehottaa teitä osallistumaan. Eikä varmasti edes peittele sitä, että haluaisivat jatkaa tällä todella sujuvalla yhteistyöllä.

KILPAILUTUS

Vihdoin kilpailutus alkaa ja tarjouspyyntökierrokset ovat edessä. Tähän on saattanut kulua paljon aikaa ja asiakkaan puolelta myös vaivaa. Kilpailutuksen tekemiseen on saatettu hommatta myös ulkopuolista apua, jotta kaikki menee varmasti ”by-the-book”. Muutenkaan ei haluta, että tarjouspyynnöistä tulee liian väljä.
Materiaalia on sivukaupalla ja vastaukseen voi varata päiväkausia. Todennäköisesti tätä joutuu pohtimaan tiimissä ja ehkä yli organisaatiorajojen. Monesti tässä kohtaa huomataan myös ongelmallisia kohtia.

TYÖMÄÄRÄÄN SITOUTUMINEN JA SITOUTTAMATTOMINEN

Ensimmäinen ongelma voi olla esimerkiksi siinä, että tarjouspyynnön mukaan teidän pitää varata 2-3 henkilön työpanos projektiin vuodeksi (tai jopa pidemmäksi). Vastaavasti asiakkaan puolelta ei ole kuitenkaan mitään vähimmäisostovelvoitetta. Ei kuulosta ehkä kovinkaan reilulta.
Pahimmassa tapauksessa mukana on vielä sakko, joka laukeaa, mikäli projektiin allokoitu henkilö(t) jouduttaisiin vaihtamaan. Tavallaan ymmärtää sen, että halutaan konkreettisen toteutustiimin vastaavan tarjottua. Toisaalta mistä sitä ikinä tietää miten ihmisten elämäntilanteet, työsuhteet jne. kehittyvät. Ei sitä tiedä sen enempää oli kilpailutusta tai ei. Kysehän on lopulta vaan asioiden hoitamisesta kunnolla.

OSAAMISVAATIMUKSIA

Toinen mahdollinen ongelma voisi olla, vaikka osaamisvaatimukset. Aiemmassa suorahankintavaiheessa teillä on ollut osaajat A ja B mukana, keskittyen omiin vahvuuksiinsa. Tarjouspyynnössä vaatimuksena voi olla osaaminen A, B, C ja D – kaikki samassa henkilössä. Se, että tuo osaaminen olisi yhdessä henkilössä voi jopa olla suhteeton tai järjetön mahdottomuus. Tämä saattaa johtaa tarjontaan vaan tietylle osa-alueelle, mikäli se tarjouksen mukaan on mahdollista.

YRITYSTASON VAATIMUKSET

Kolmas ja aika yleinen ongelma on yritystason vaatimukset. Liikevaihtoa pitää olla X miljoona euroa. Referenssejä pitää olla vähintään 3-5, joissa kaikissa yhteensä laskutus Y euroa. Välttämättä nämä eivät vielä ole missään korrelaatiossa potentiaalisen laskutuksen suhteen.
Mitäs jos se tarvittava asia on nimenomaan sellaista niche-osaamista missä tarjoajat voi olla timantteja, eivät vaan vaihda miljoonia. Onko parempi valinta kuitenkin joku laajempi ”tavaratalo”, mistä saa vähän jokaisella jotakin. Enkä vähättele tällä isojen tarjoajien osaamista. Sanon vaan, että se osaajien laatu ei ole absoluuttisessa korrelaatiossa osaajan edustaman yrityksen liikevaihtoon. Suorahankintaanhan mitään tämän suuntaista ei vaadittu.
Tässä kohtaa vaihtoehtoina on sitten erilaiset alihankintaketjutukset tai konsortiot. Sellaisten sopimuksien, vastuiden ja riippuvuuksien määrittelyt ovat aina oma sopimusneuvottelunsa. Eikä missään muodossa mikään yksinkertainen jumppa. Koska tuollainen on kuitenkin täysin mahdollista ja jopa suositeltua, niin herää kysymys kenen etua nämä vaatimukset ylipäätään ajavat. Varma, ja ilmeisesti monesti hyvin tarkoitushakuinen asia, on leikata tällä potentiaalisten tarjoajien määrä.

AINAHAN KILPAILUTTAVAN ASIAKKAAN KANSSA VOI KESKUSTELLA?

Koska kilpailutus on käynnissä niin ei vaan voi. Siinä kohtaa pitää olla täysi kiinanmuuri päällä, riippumatta siitä miten hyvin muuten olette voineet keskustella.
Voitte laittaa lisätietopyynnön virallisia kanavia pitkin, johon voidaan antaa lisätietoa ja ehkä jopa muuttaa jotain. Kilpailuttava taho voi myös järjestää yleisen kuulemisen missä toimittajat voivat kysyä ja ehdottaa asioita. Isoin ongelma tässä lienee se, että kaikki ehdotettu on julkista myös muille kilpailutukseen osallistuville. Jos kilpailuttava taho haluaa sohvan ja tiedätte varmasti, että nojatuoli on oikea ratkaisu – haluaako sen sitten vapaaehtoisesti kertoa myös muille osallistujille?

MIKÄ ON SUN TURVASANA?

Jos nyt sitten se kilpailutus ja tarjoaja on kuitenkin pedattu etukäteen, niin voitaisiin sopia joku turvasana. Säästettäisiin kaikkien aikaa ja vaivaa. Kun on niitä kilpailutuksia ja ”kilpailutuksia”.

SUMMATTUNA

Kuten alussa kirjoitin, yleisesti ottaen väärinkäyttöjen ja harmaanmustien toimintatapojen karsiminen on pelkästään positiivista. Tässä ollaan vaan ajoittain menty jo monta napsua normaalin järjenkäytön ulkopuolelle.
Tuntuu, että toisaalta kilpailutuksiin mennään pelkästään pakon edestä. Peli on jo pelattu, mutta pidetään se oikeudenkäynti koska on pakko. Sitten on näitä versioita missä välttämättä ei oikein tiedetä mitä kilpailutetaan ja copy-pastetaan ”hyväksi” havaitut ja paljon käytetyt ehdot kilpailusta toiseen. Sillä saadaan hyvin hiotut copy-paste vastaukset takaisin ja samat tarjoajat voittamaan näennäisen kilpailutuksen.
On myös kilpailutuksia, joihin voisi saada ulkopuolista ja ammattimaista apua. Se vaan sitten sulkee ehkä myös parhaan tarjoajan pois itse kilpailusta.
Kilpailutuksissa myös halutaan ja pyritään taklaamaan kaikki möröt mitä eteen saattaa tulla. Kenelläkään ei kuitenkaan ole sitä kuuluisaa kristallipalloa tulevasta. Onko kilpailutuksissa tällöin kaiken pohjana ja ensiolettamana luottamuksen puute, vaikka juuri luottamus pitäisi olla jokaisen uuden suhteen peruskallio.